Ak podnikáte alebo navštevujete školu, ktorá vyžaduje prácu s viacerými klientmi alebo projektmi, je dôležitý správny registračný systém. Existuje niekoľko spôsobov podávania dokumentov, ale v konečnom dôsledku by váš systém mal odrážať vaše potreby. Najlepším spôsobom, ako sa pripraviť na efektívny systém, je vyhradiť si pár dní výlučne na organizáciu.
Kroky
Metóda 1 z 3: Príprava na nový registračný systém
Krok 1. Zhromaždite všetky svoje materiály
Predtým, ako sa pokúsite nastaviť správny systém, musíte zhromaždiť všetky svoje papiere. Prejdite všetkými miestami, kde môžete mať papiere, a umiestnite ich všetky na jednu hromadu. Venujte čas tomu, aby ste sa mohli zodpovedne zodpovedať za všetku svoju aktívnu aj neaktívnu prácu, ktorú máte.
- Plánujte vopred tým, že vyčistíte priestor na stole, aby ste mohli pracovať na svojich papieroch.
- Ak prispôsobujete dokumentáciu niekoho iného do nového systému evidencie, odstráňte všetky dokumenty z aktuálneho systému. Bude pre vás lepšie zvládnuť všetky dokumenty a pripraviť sa na nový systém.
Krok 2. Prejdite si všetky dokumenty
Toto je ťažká časť procesu, ale je to tiež zásadný krok k organizácii. Oddeľte všetky súbory podľa toho, aké sú, napríklad bankové výpisy, účty za kreditné karty a platby hypotéky. Môže sa to zdať únavné, ale prečítajte si každý dokument na svojej hromádke, aby ste zistili, s čím pracujete.
- Nemusíte čítať každý papier, ale krátka príručka vám pomôže.
- Poznámky post-it sú vhodné na označenie dôležitých dokumentov, o ktorých viete, že na nich budete musieť stráviť čas.
Krok 3. Nastavte hromady
Keď si začnete triediť papiere, bolo by vhodné, keby ste súvisiace dokumenty držali pohromade. Všetky dokumenty týkajúce sa klienta „Nickelback“by ste mohli umiestniť na jednu hromadu. Ďalším príkladom je hromadiť svoju prácu na základe mesiacov.
- Zmysel pre chronologické poradie by mohol byť užitočný pre vaše potreby v registrácii.
- Stanovte si priority pri triedení pomocou papierovania. Akonáhle uvidíte papiere, ktoré sú mimoriadne dôležité, položte ich na vrch príslušnej hromady.
Krok 4. Znížte podľa vlastného uváženia
Ďalšou hromadou, ktorú môžete vytvoriť, je kôš. Nie ste povinní vyhodiť hromadu papierov, ale mali by ste oddeliť nedôležité papiere od ostatných hromád. Môžete dokonca založiť rôznu hromadu, kam by mohli ísť náhodné dokumenty.
Ak ste si 100% istí, že nepotrebujete žiadne papierovanie a neviete nakresliť životaschopný odkaz na iný dokument, zahoďte ich. Predtým, ako s niečím skončíte, overte si u svojich nadriadených, či môžete niečo zahodiť
Krok 5. Použite priečinky manila
Zjednodušte si veci pomocou lacných priečinkov na správu. To nepoškodí vaše finančné prostriedky a umožní vám to vykonať ľubovoľný registračný systém, ktorý by ste chceli. Balíček manilských priečinkov môžete získať v každom obchode s kancelárskymi potrebami.
Krok 6. Preneste svoje hromady
Hromady, ktoré ste založili skôr, slúžia ako sprievodca pre vaše priečinky. Zaistite, aby bol tiež usporiadaný obsah každého priečinka. Obsah súboru môžete usporiadať podľa dôležitosti každého dokumentu alebo podľa chronológie.
- Vyhnite sa usporiadaniu obsahu súboru podľa abecedy. Abecedné usporiadanie funguje efektívnejšie pri organizovaní skupín súborov.
- Pri vypĺňaní priečinkov vložte manilské priečinky do kartotéky.
Metóda 2 z 3: Vytvorenie systému, ktorý vám vyhovuje
Krok 1. Použite abecedný registračný systém
Abecedný evidenčný systém funguje dobre, keď potrebujete získať mená ľudí, zákazníkov, autorov, názvy filmov, kníh atď. Za predpokladu, že používate výrazy, ktoré je ľahké získať, je často najľahšie používať abecedný registračný systém.
- Najlepším spôsobom ukladania a získavania súborov je označenie každého súboru. Manilské priečinky majú ďalšiu kartu navrhnutú na označenie súborov, ktoré vám uľahčia proces načítania.
- Ak manipulujete s klientmi, je efektívnejšie zoradiť ich podľa abecedy.
- Ak máte veľa súborov, zvážte vytvorenie listov, ktoré vám pomôžu pri organizácii. Oddeľovače sekcií sú veľké a jednoducho obsahujú jedno písmeno. Písmená môžete tiež rozdeliť do párov ako „A-D“alebo „F-K“.
Krok 2. Použite aktuálne poradie
Keď pracujete alebo študujete v rôznych tematických oblastiach, poradie predmetov alebo tém môže byť veľmi užitočným spôsobom získavania informácií. Ak napríklad študujete právo, môžete mať predmet nadpisov zmluvy, ústavné právo, delikty, správne právo, medzinárodné právo atď.
- Najlepším spôsobom, ako organizovať aktuálne informácie, je rozdeľovače sekcií. Oddeľovače sekcií označte na základe obsahu, napríklad „Správcovský zákon“.
- Tento systém funguje najlepšie, ak máte niekoľko rôznych tém. Ak nie, zostane vám jeden alebo dva rozdeľovače a nie príliš organizovaný systém.
Krok 3. Skúste numerické podanie
Tento typ registračného systému je ideálny pre súbory, ktoré obsahujú dátumy alebo čísla. Napríklad, ak máte faktúry, potvrdenky, dátumové udalosti atď., Numerický systém môže uľahčiť opätovné nájdenie systému. Pri tejto možnosti môžete tiež zvážiť označovanie mesiacov a rokov. Pre tých, ktorí pracujú v prostredí, ktoré používa číslovanie pre dokumenty, ako sú lekárske spisy, legislatívne dokumenty, súdne prípady atď., Je číslovanie užitočnou metódou získavania.
- Tento systém používajte iba vtedy, ak vám vyhovuje prezeranie niekoľkých čísel a môžete z nich získavať informácie.
- Na kartách záznamov označte čísla alebo dátumy a usporiadajte ich podľa očíslovanej hodnoty. Začnite s „1“a zvyšujte hodnotu nasledujúcimi číslami.
- Ak podávate prihlášky s mesiacmi, začnite s januárom a posuňte sa v poradí do decembra. Každý mesiac budete mať prospech z rozdeľovačov sekcií.
Krok 4. Použite farebné kódovanie
Je to skvelé pre kreatívne podanie a je obzvlášť účinné pre tých, ktorí majú dobré vizuálne spomienky. Pomáha to pri krížovom odkazovaní na rôzne témy na základe farebného kódovania. Farebne môžete kódovať ktorúkoľvek z vyššie uvedených techník podávania. Môžete tiež použiť kombináciu organizačných systémov spárovaním farebných kódov s iným systémom.
- Jeden z najľahších spôsobov, ako pridať farbu k zavedenej metóde plnenia, je pomocou zvýrazňovačov. Rôzne balenia zvýrazňovačov si môžete kúpiť v každom obchode s kancelárskymi potrebami.
- Ďalším spôsobom implementácie farebného kódovania je použitie rôznych farebných priečinkov.
Krok 5. Použite frekvenčný systém
Funguje to dobre pri položkách, ktoré používate stále, ale nemal by ísť o samostatný systém. Musí sa živiť iným systémom, napríklad abecedným systémom. Pridajte často používané informácie do zoskupeného priestoru v registračnej oblasti, aby ich bolo možné rýchlo získať, napríklad úplne pred zásuvku kartotéky.
Budete musieť dávať pozor, aby ste pomocou tohto systému neboli neorganizovaní. Udržanie projektu, na ktorom práve pracujete, v popredí, nemusí vždy zaručiť efektívnu organizáciu
Metóda 3 z 3: Zachovanie organizovaného systému
Krok 1. Okamžite podajte papiere
Jeden zo spôsobov, ako zaistiť efektívnu prevádzku systému spisov, je zakladanie papiera pri jeho spracovaní. Registračný systém nebude fungovať, ak odložíte zakladacie listy. Zvyknutie si podávať papiere tiež pomôže vašej produktivite a pracovnému toku.
Krok 2. Udržujte svoj priestor aktualizovaný
Každých pár mesiacov by ste mali prejsť svojim registračným systémom a urobiť si krátku prehliadku. Nie ste povinní kontrolovať všetky svoje dokumenty tak, ako ste to urobili pre pôvodnú organizáciu. Prezrite si všetky súbory a uistite sa, že je všetko usporiadané a na správnom mieste.
Po prvých mesiacoch ste sa tiež mohli zamyslieť nad tým, či vám zvolený systém funguje
Krok 3. Vyčistite priestor
Raz za rok by ste mali väčšie vyčistenie pracovného priestoru. Môžete mať niektoré súbory, ktoré pravidelne používate, ale ostatné súbory, ktoré používate, by ste teraz mali prejsť menej. Otvorte menej používané súbory a prečítajte si všetky svoje dokumenty, aby ste zistili, či nie sú zbytočné papiere.
Vyberte všetky súbory a utrite kartotéku vlhkou handričkou, aby ste odstránili nahromadený prach
Tipy
- Tieto zásady sa môžu vzťahovať aj na počítačové alebo iné zoskupenia elektronických súborov.
- Na súbory, ktoré nie sú umiestnené abecedne, použite register. To by malo byť usporiadané podľa abecedy, aby ste mohli rýchlo nájsť svoje súbory. Tento index umiestnite na začiatok súboru.
- Začnite tým, že vyčistíte a triedite svoje hromady papierov a pomocou poznámok po nich ich roztriedite do kategórií a potom do podkategórií.
- Je užitočné mať rôzny súbor pre položky, ktoré sa nehodia úhľadne nikde inde.
