Podanie je často nevyhnutnou úlohou v práci aj doma. Ak príliš dlho preskočíte podanie, môžete nahromadiť veľký stoh papiera, ktorého triedenie bude trvať hodiny alebo dokonca dni. Aby vaša pošta nebola preplnená, triedte všetky papiere, ktoré denne dostanete. Potom vytvorte registračný systém, ktorý vám vyhovuje. Použite svoj systém na triedenie papierov, aby ste mali ľahký prístup k dôležitým dokumentom vždy, keď potrebujete!
Kroky
Metóda 1 z 3: Manipulácia s denným prílivom papiera
Krok 1. Vytvorte centrálnu schránku na uchovávanie papierov, kým ich nebudete môcť triediť
Centrálna schránka je miesto, kde každý deň vložíte všetky papiere, ktoré vám prídu na stôl alebo do schránky. Môže vám to pomôcť udržať si poriadok, kým nebudete mať čas na triedenie a spracovanie jednotlivých položiek.
- Môžete použiť malú kartónovú škatuľu ako centrálnu schránku alebo na tento účel získať špeciálnu škatuľu, košík alebo podnos.
- Položte škatuľu na roh vášho stolu, na stôl blízko vašich vchodových dverí alebo na iné viditeľné miesto, aby ste na to nezabudli.
Krok 2. Denne si prejdite schránku a odložte si dôležité položky
Raz za deň si prezrite všetky položky vo svojej schránke a vyhľadajte položky, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť. Môžu sem patriť faktúry, ktoré sú splatné čoskoro, pozvánky na oslavy alebo formuláre citlivé na čas. Odložte tieto položky, aby ste sa o ne mohli ihneď postarať.
Možno budete chcieť dostať druhé pole v inej farbe ako prvé pole, do ktorého vložíte naliehavé položky. Môžete napríklad dostať červené pole, ktoré označuje, že sa jedná o naliehavé položky
Krok 3. Položky, ktoré chcete uložiť, vložte do kartotéky
Tretí box si ponechajte vedľa centrálneho boxu a urgentného boxu. Použite to ako svoje zberné miesto pre položky, ktoré chcete uložiť. Pomôže vám to udržať ich organizovanosť, kým nebudete pripravení ich podať.
Zaistite, aby mal tento box inú farbu ako ostatné políčka. V opačnom prípade môžete škatule zamiešať
Krok 4. Vyhoďte nepotrebné položky do odpadkového koša na papier
Akákoľvek nevyžiadaná pošta alebo iné nepodstatné položky, ktoré skončia vo vašej schránke, môžu ísť rovno do odpadkového koša. Identifikujte tieto položky pri prezeraní dokumentov a ihneď ich presuňte do koša, aby vám neporiadok v schránke zostal voľný.
- Odpadkový kôš majte na podlahe, aby ste si ho nepomýlili s ostatnými škatuľami.
- Ak niektorá z nepotrebných položiek obsahuje osobné informácie, pred likvidáciou ich skartujte.
Metóda 2 z 3: Výber systému evidencie
Krok 1. Označte mesačný a denný súbor, ak máte veľa úloh na správu
Toto je známe ako registračný systém Tickler a je to skvelý spôsob, ako si zaznamenať, čo musíte každý deň urobiť. Označte priečinok so súbormi pre každý mesiac a priečinok pre každý deň v mesiaci. Potom vložte položky do súborov. Položky evidujte podľa dátumov, kedy na nich musíte pracovať.
Ak napríklad potrebujete zaplatiť účet 23. septembra, vložte účet do priečinka pre daný dátum
Krok 2. Abecedne usporiadajte priečinky so súbormi, aby ste mali poruke dôležité dokumenty
Abecedné zakladanie je užitočné pri hľadaní súborov pre jednotlivých ľudí, firmy alebo subjekty. To môže byť ideálne, ak máte veľa zákazníkov a chcete o každom z nich viesť súbor, alebo ak chcete jednoduchý spôsob správy svojho domáceho spisu.
- Priezvisko jednotlivcov umiestnite najskôr na štítky súborov, ako napríklad „Jones, Susan“alebo „Watson, David“.
- Pri podávaní obchodného mena ignorujte slová ako „The“, „A“a „An“. Ak máte napríklad klienta, ktorého podnikanie sa nazýva „The Cake Goddess“, zadajte súbor podľa „C“v „Cake“a pri podávaní ignorujte „T“v „The“.
Krok 3. Vyberte si numerický registračný systém pre potreby krátkodobých registrácií
Ak máte krátkodobý projekt, pre ktorý chcete uchovávať záznamy, môže najlepšie fungovať numerický registračný systém. Je to vtedy, keď každému dokumentu priradíte číslo a vložíte ho podľa čísla. Majte však na pamäti, že budete musieť tiež sledovať, ktorý dokument zodpovedá ktorému číslu, napríklad pomocou tabuľky.
- Môžete napríklad priradiť všetky položky, ktoré ste dostali v týždni od 14. marca, do priečinka so súbormi s názvom 1, potom všetky položky za týždeň 21. marca v súbore s názvom 2 atď.
- Ďalšou možnosťou je označiť súbory podľa dátumu a usporiadať ich chronologicky. Položky prijaté 2. mája 2018 je možné napríklad uložiť v súbore s názvom 2.5.2018.
Krok 4. Farebne označte súbory, aby bolo hľadanie položiek rýchle a jednoduché
Označte farbu pre každú kategóriu súborov. Pomôže vám to rýchlo nájsť kategóriu súborov.
- Červenú napríklad používajte na účty za lekársku starostlivosť, modrú na dane a zelenú na poistenie.
- Ak chcete farebne kódovať číselné alebo abecedné súbory, priraďte farbu číselnému alebo abecednému rozsahu, napríklad vytváranie súborov 1-25 alebo A-G zelených, 25-50 alebo H-M purpurových a 50-75 alebo N-R žltých.
Krok 5. Zahrňte do priečinka so súbormi ďalšie relevantné informácie
Pridanie dodatočných informácií na opis obsahu súboru alebo akékoľvek požadované akcie tiež pomôžu zefektívniť váš registračný systém. Za týmto účelom môžete pridať 1 alebo viac z nasledujúcich položiek:
- Číslo alebo meno súboru
- Názov súboru
- Dátum otvorenia a zatvorenia súboru
- Názov oddelenia alebo tímu
- Číslo počítačového záznamu
- Dátum likvidácie a spôsob likvidácie
Metóda 3 z 3: Usporiadanie dokumentov do súborov
Krok 1. Umiestnite najnovší dokument na vrch súboru
Na tento účel vám pomôže dátum, ktorý je uvedený v dokumente. Potom, čo budete mať svoje papiere pripravené na založenie a nastavený registračný systém, môžete začať vkladať položky do súborov. Vždy dbajte na to, aby boli najnovšie dokumenty pre každý súbor hore, aby boli k nim ľahký prístup.
Ak máte napríklad súbor poistenia vlastníka domu, potom by ste chceli umiestniť najaktuálnejší záznam o poistení majiteľa domu zaplateného v hornej časti súboru
Krok 2. Uchovávajte prílohy s dokumentmi, ktorých sa týkajú
Ak máte nejaké relevantné potvrdenky alebo iné dokumenty, ktoré je potrebné uchovávať spolu s iným dokumentom, uistite sa, že ich máte spolu v jednom súbore. Môžete dokonca chcieť zošiť alebo pripnúť sponky na zadnú stranu dokumentu.
Ak máte napríklad doklad o zaplatení účtu za elektrinu, zošite ho za účet pre prípad, že by ste ho potrebovali odkázať
Krok 3. Vložte veľké dokumenty do samostatných obálok
Tieto obálky môžete uložiť za súbory, s ktorými súvisia. Na prednú stranu obálky nezabudnite uviesť popis obsahu. Pomôže to eliminovať neporiadok vo vašich súboroch a zvýši účinnosť vášho systému súborov.
Ak máte napríklad plány projektu, na ktorom pracujete, môžete ich vložiť do veľkej obálky
Krok 4. Uložte pôvodný dokument a zlikvidujte všetky kópie
Neodkladanie duplikátov pomôže predchádzať zmätkom pri hľadaní položky vo vašich súboroch. Ak narazíte na akékoľvek duplikáty, zlikvidujte ich a založte iba pôvodný dokument.
Ak si nie ste istí, ktorý dokument je originál, možno budete musieť založiť obe položky, aby ste sa presvedčili, že originál máte. Skúste to však nerobiť príliš často, inak sa vaše súbory rýchlo hromadia
Tipy
- Ak si nie ste istí, či chcete položku podať alebo recyklovať, ponechajte si ju 30 dní a potom ju znova posúdte.
- Skenovanie nepodstatných dokumentov je ďalším dobrým spôsobom, ako odstrániť neporiadok v papieri a zároveň zachovať informácie v dokumente pre prípad, že by ste to potrebovali.
